一回生、兩回熟 – 公司內開放空間會議第二彈 ~ Open Space Technology,Taiwan

Yves Lin 從新加坡到台北，來參加了2016/5/24-25 的開放空間學習工作坊。這是之後發生在他們公司的第二場開放空間會議的整理，謝謝Yves Lin同意轉貼，跟更多的OST同好們分享。
原文出處：Yves Lin 敏捷進化趣 Agile FunEvo

今年中內部討論要不要辦開放空間會議（Open Space Technology）時，就決定今年至少要辦兩次，讓參與者可以比較兩次的差異性。所以在六月第一次舉辦後就接著安排九月的開放空間，第一次的主題是：『What can we do to support each other grow？ / 我們要做那些事情來相互支持成長?』，而這次的主題定為：

我們要如何在接下來的三個月創造最大的影響？
How can we create the most impact in the next 3 months?

稍作改變的活動規劃

跟第一次的主題相比，第二次的主題刻意訂的範圍小一點，比較聚焦。有兩個原因，一是因為組織文化比較行動導向，太發散或天馬行空的發想怕大家覺得浪費時間。二是也是為了讓大家了解其實主題或討論結果可以實踐在工作上面。

第一次安排的時間是一天半，第一天是開放空間，第二天是行動計畫（Action Planning）。而這次安排為一天加兩個半天：

　第一天下午（2 PM to 6 PM）用開放空間的形式來回顧過去三個月的工作結果
　第二天（10 AM to 6 PM）整天開放空間
　第三天早上半天（10 Am to 1 PM）行動計畫
有參加過開放空間的朋友大都會體驗到接近結束時頭腦打結的狀態，因為談論內容的大都超出平時工作的慣性，需要消耗特別多的腦力。所以特地分階段進行，讓大家能回家停機休息，進行結果比預期好許多，經過一晚的沉澱和休息，當進到下個階段時對談可以更深入。

第一天：三個月的回顧

主要是分享過去三個月在產品上的改變，有主題是團隊嘗試不同的工作模式，如不同自省會議（Retrospectives ）的做法，也有出差過程中的收穫，我認為最有趣的有一個提出主題是『我們是否因為強調自我管理而損失了紀律? / Are we losing discipline over “self-managed"?』

第二天：開放空間議程

由於主題的改變，有許多議程是產品相關的，其他我印象比較深刻的文化相關的議題有：

我們是不是太安逸了? / Are we too safe?
我們要做些什麼加快自我管理團隊的進程？/ What else we need to do to faster self managed team?
我要如何說話才能讓別人安心說出他的想法和異議? / What should I say to others to have them share true opinion or disagreement to me safely?
公司組織相關的議題有：

跨團隊/部門的訓練與分享 / Cross Team/Department training and sharing
找人時技術優先還是人格特質優先？/ Hiring decisions (Technical competency vs personal traits)?
會議的情況如何? / How are your meetings?
技術相關的議題有

Microservices
What’s next for Continuous Delivery?
How to observe user behavior?
我自己提的一個主題是『會議的情況如何？』，做了一些調查和請大家提出建議。

調查花在會議時間的百分比、會議有沒有效、與參與會議的人數

第三天：行動計畫

第三天早上的行動計畫我們這一組提案 PPAP 計畫（Productive & Powerful Activity Participation，其實就是老人硬要裝新潮 XD，更多的 PPAP 傳送門），是針對如何讓會議或討論的時間投資報酬率（ROTI, Return On Time Invested）更高，計畫是先做調查看看每個團隊的會議時間和 ROTI 滿意度，小組再深入會談看看有什麼他們可以提供給團隊的技巧或協助。

第二次開放空間會議整體感覺

上次參與人數約公司人數的60%，這次大家了解到開放空間的意義就比較少人來了 XD，約 40%。而且會挑自己感興趣的參加，不一定會全程參與。

發生的對談的內容比第一次深入，也有許多較尖銳的討論發生，比如有夥伴直接對另一個部門說：『我不知道你部門今年做了什麼』 XD。

Keep:

分開階段有休息停機時間
一節一小時時間感覺剛剛好

Do more:

如果開始前有簡單的破冰活動可以更容易進入狀況
Check in 跟 check out 感覺對我們這種內向型偏多的組織也蠻有效的
Review前提醒要分享的帶著數據來會更好

Do less:

讓 talking stick 用傳遞的方式，因為放在圓圈中間要自己拿取會阻礙內向的人發言（詳情請看後記）

為何要舉辦開放空間

有許多人問到開放空間有什麼好處，我認為第一個好處是創造一個空間，讓大家可以踏出自己的工作範圍，看看其他人的想法，和團隊外的人交流經驗，訓練踏出舒適圈的能力和習慣。

第二個好處是讓小問題長大之前先被提出來解決掉，當有安全的環境時，問題與阻礙就容易被提出來，很多心結或矛盾都是因為沒有機會溝通越長越大。但這跟軟體測試一樣，只能相信測試會減少以後的問題，但無法證明會減少多少未來的問題。

第三個好處就是讓團隊可以感受到自組織的環境，自組織太難說明了，而這是一個自組織的活動，說再多不如親自體驗。

開放空間會議中聽到印象深刻的幾句話

『我之前以為不能說的的話，結果聽到別人說出來都沒事，才知道原來這些話是可以說的。』
『我希望現在的開放空間是為了未來成為到處都是開放空間，隨時都可以自由的表達與討論。』
『當我聽到別人跟我有一樣的擔憂時我鬆了一口氣，原來不是只有我擔心這件事。』

後記

在開放空間群組分享這次的心得後，淑芳老師提醒了我發言權杖（talking stick）背後的意義有：

提醒說和聽的人的互相尊重，如果碰到比較有衝突的情境或者有人很愛搶話的時候，有助於增加彼此的尊重和互相傾聽的空間；
權杖放中間，也是一個讓每個人檢視自己的機會：熱情與責任之間連動有多強，熱忱足以克服不習慣踏出去拿權杖；
老師也補充說明發言權杖的使用方式也很有彈性：例如當在一個非常大的團體，不可能讓每個人都有機會說話，或者時間非常有限時，就把 tallking stick放中間，讓想說話的人去拿。當人數不多時，將talking stick 輪流傳給每個人，也是一種做法。

開放空間學習與教育訓練資源

對開放空間有興趣的朋友，可以參考以下的資源

開放空間科技引導者手冊：由發明者 Harrison Owen 所寫的手冊，我們家的 ScrumMaster 看完書就開始在部門內帶 Open Space了。
台灣開放空間FB社群、開放空間部落格：可看到近期在台灣舉辦的開放空間資訊。
ICA Open Space 課程：ICA 每年定期會開一場 Open Space 的課程，非常實用，提供許多更有效引導活動的技巧。雖然我已經參加過一些 Open Space 的活動，還是有不少啟發。