2016年6月26日 星期日

如魔術般的神奇空間 – 公司內舉辦開放空間初體驗


Yves Lin 從新加坡到台北,來參加了2016/5/24-25 的開放空間學習工作坊。這是之後發生在他們公司的一場開放空間會議的整理,謝謝Yves Lin同意轉貼,跟更多的OST同好們分享。
原文出處:Yves Lin 敏捷進化趣 Agile FunEvo
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如果說有一種魔術,使用後可以保證參加會議的人都有興趣、在討論時充滿熱情、對後續的執行計畫也會增加去落實的意願,聽起來會不會像天方夜譚呢?
但使用這魔術是有代價的,代價就是要完全放棄控制、準備隨時受到驚嚇、而且不評判所有的發言(更別提秋後算賬了),如果你是主管,會願意使用這個魔術嗎?

讓整場會議都是自由時間


這個魔術就是開放空間技術Open Space Technology),或是簡稱開放空間(Open Space)。開放空間的緣起是發明人 Harrison Owen 經常舉辦大型的研討會,而他發現就算如何精心安排,在進行會議時還是很沉悶。反而是在休息時的自由活動時間,參與者反而充滿熱情,聊到一塌糊塗。
Harrison 他就想說,要不然就把整個會議都變成是休息時間算了,還省得麻煩。當他這樣嘗試後,發現效果出奇的好,在三十多年來運用在不少的會議中。

在年度會議的初嘗試


接觸開放空間是在新加坡的敏捷社群(Agile Singapore),每月的社群聚會都是使用開放空間來讓大家討論。在接觸後覺得很有趣,就嘗試用類似開放空間的方式開公司年度會議,效果比之前開會的方式有效的多,因為每個人可以選自己感興趣的主題參加。只是參與會議的都是資深的同仁,沒有在全公司都參與的環境下使用開放空間過。
直到今年初在公司的工作滿意度調查中,發現自認為對工作投入的夥伴只有一半左右,這對我們來說是個很大的警訊。有夥伴提出個想法,何不利用開放空間的方式,讓全部人都有機會討論這個問題呢?
雖然我們走在敏捷的路上已經三年了,但我老實說還是有點遲疑,因為舉辦開放空間任何人都可以提出任何討論主題,針對主題討論,就是準備被驚喜驚嚇的,如果有人提出天馬行空或出人意表的言論,不知道如何收場。

開放空間不要求有結論

後來跟一些引導者談過後,加上參加了ICA開放空間技術課程,才了解開放空間並不需要有結論的。開放空間是讓思維發散與衝擊的活動,讓每個人可以說出自己的觀點,聽取和吸收其他人的觀點,所以也不需要在當場回應、表態或下決定,具體的行動計畫是在開放空間後才會發生。
在一番討論後,大夥就決定辦了一場包含全新加坡公司的整日開放空間會議。

在活動發生前就要開始醞釀

我們請了 Odd-e 的 Stuart 和 Stanly 來幫忙引導這個活動,光是針對會議的主題(Theme)就用了三次會議討論。因為要讓範圍盡可能大,不去限縮大家的想法,又要保持在一定的方向上。從原本的初版『How to make Titansoft a place you looking forward to work everyday / 如何讓鈦坦成為你每天都想來工作的公司』,慢慢演變成為『What can we do to support each other grow / 我們要做那些事情來相互支持成長』。
Stuart 還提醒我們在一個月前就要發出邀請,並要所有的發起者每天跟三個人談論這個活動,簡單的說就是宣傳加上講故事,講一下過去、現在、未來的故事。比如為什麼要辦這個活動,這活動大概會怎麼進行,預期的結果是什麼,並特別聲明所有人都可自由選擇要不要參加。

神奇的魔力一點即燃

當天來的人比我預期的要多,而且比起之前的 Open Space ,在開場後幾乎沒有冷場,馬上就有一堆的討論題目(Topics)產生,以下舉一些比較有代表性的:

有從每個團隊立場出發的,如 UX 和 MIS 問說要如何更好的服務其他團隊
How can UX team contribute better to other teams?
What MIS can do to serve you?
有跟自我成長相關的,如時間管理、如何閱讀、甚至程式設計師的基本功
How can we manage time better for self learning?
How to read effectively?
What’s essential for good programmer?
有哲學性的問題,升遷的意義是什麼,成長對你來說是什麼
What is the purpose of promotion?
What does growth mean to you?
還有針對公司政策的,夢想中的公司,公司準備好轉型了嗎,和是否可以參與其他團隊
Can we join different teams based on interest?
Are we ready to pivot if necessary?
How does your dream company look like?
夢想中的公司討論結果,紅色圈圈是大家覺得要讓他發生的。

描繪出夢想中的公司



這是當天讓我印象最深的討論主題之一:夢想中的公司是什麼樣子。
上圖綠色勾勾是討論後大部分參與者覺得目前已經符合,黑色勾勾是一些人覺得已經符合,紅色圈圈是大家覺得目前沒有但想要發生。
大家認可目前已經符合的夢想公司條件中,我很愛的有三點:
  1. 努力工作,放縱玩樂(Work Hard and Play like Animal)
  2. 組織接受錯誤是學習的機會(Organization where Mistake Accept as Learning)
  3. 當你說在這裡工作時,大家說“哇”(When you said you work for this company, people say WOW.)
而公司目前不符合但大家想要發生的有四點:
  1. 人們花時間成長,把利益放在成長之後(People can spend time to thrive, and monetize afterwards.)
  2. 為了目的做事,不是因為別人叫才做,要當自己的事情做(Do thing for purpose, not from others, ownership)
  3. 員工是組織的利害關係人(Employee = Stakeholder to organization.)
  4. 每個人的觀點都被了解,而不只是被評判(A place where everyone’s opinion is being understand rather than judged.)

結束前參觀每一個討論題目的會議記錄

在會後的行動會議中,大家也達成協議,只要有跑過建議流程(Advice Process),之後所有不增加預算的決定每個人都可以自己做決策,不需要拿主管的許可。而且只要跑過建議流程,不管決策帶來的結果如何都不會秋後算賬。

與之前在社群的體驗不同的地方

在討論題目進行中到處移動的人比例不高:也許因為每個議程都各有一個房間,不像之前所有議程都在同一個大房間,也有可能還不好意思離開。
產生討論題目的速度超快:本來以為要花點時間熱場,結果一下就產生了一堆討論題目。可能這兩年導入敏捷跑 Scrum 的影響,大夥都變的主動許多。
社群中的題目比較發散:在社群參加Open Space時,會看到很多天馬行空的題目。可能公司內部的同質性高,比較少看到天馬行空或自己認知範圍外的題目。而且參加過 ICA 的課程後,發現其實有很多引導的技巧讓參與者的思維更發散。
至於其他的驚喜體驗太多了,只有親身體驗過開放空間,才能發現這過程可以產生超多的能量和熱情。我已經準備好在三個月後迎接第二次神奇空間,如同開放空間的原則之一:Prepare to be Surprised!

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開放空間學習與教育訓練資源


對開放空間有興趣的朋友,可以參考以下的資源
開放空間科技引導者手冊:由發明者 Harrison Owen 所寫的手冊,我們家的 ScrumMaster 看完書就開始在部門內帶 Open Space了。
台灣開放空間FB社群開放空間部落格:可看到最近舉辦的開放空間資訊。
ICA Open Space 課程:ICA 每年定期會開一場 Open Space 的課程,非常實用,提供許多更有效引導活動的技巧。雖然已經參加過一些 Open Space 的活動,還是有不少啟發。

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